Factoring en uw klant

Wanneer u uw facturen bij ons onderbrengt worden deze juridisch volledig ons eigendom doordat wij American Factoring aanbieden. Daarmee krijgen wij ook een debiteur-crediteur relatie (een zogenaamde ’betaalrelatie’) met uw klant.

Wij beperken echter het daadwerkelijke contact met uw klant zoveel mogelijk. Hieronder kunt u lezen wanneer en hoe wij in beeld komen bij uw klant.

Toestemming voor factoring

Wij hebben van iedere klant waarvan u de facturen bij ons aanbiedt, toestemming nodig dat u uw factoren door ons laat factoren en daarmee aan ons overdraagt. Deze toestemming ontvangen wij bij voorkeur per mail, rechtstreeks aan ons verstuurd.

U kunt hiertoe de volgende mailtekst gebruiken die u aan uw contactpersoon mailt met ons adres (facturen@thefactorcompany.nl) in de cc-adresregel :

Beste [vul hier de naam in van de contactpersoon die bevoegd is om toestemming te geven],

Graag wil ik u informeren dat ik mijn facturen vanaf [vul hier een datum in of ‘heden’ indien de factoring direct van kracht is] laat factoren door ‘The Factor Company’. Zij nemen mijn facturen volledig over en worden daarmee juridisch eigenaar van mijn facturen. Betaling dient dan ook aan hen te geschieden, op het IBAN dat op mijn factuur vermeldt wordt.

Uiteraard blijft mijn bedrijf verantwoordelijk voor de geleverde dienst(en)/ product(en) en blijf ik uw aanspreekpunt. De factuur wordt dan ook ongewijzigd uit naam van mijn bedrijf verzonden.

The Factor Company heeft uw toestemming nodig voor deze factoring, u kunt deze toestemming geven door middel van een ‘antwoord aan allen’ met daarin vermeld dat u akkoord bent.

U kunt hier lezen wat factoring inhoudt en wat dit voor u en uw bedrijf betekent.

Met vriendelijke groet,

[Uw bedrijfsnaam]

 

[Uw eigen naam]

Goedkeuring van uw facturen

Wanneer u toestemming voor factoring hebt gekregen en uw facturen in gaat dienen, dan dienen deze goedgekeurd te worden door uw klant. Deze goedkeuring ontvangen wij tevens bij voorkeur per mail, op dezelfde wijze als hierboven beschreven:

Mail uw factuur naar uw contactpersoon en zet ons (facturen@thefactorcompany.nl) in de cc. Vraag vervolgens om een akkoord door middel van een ‘antwoord aan allen’.

Wanneer uw factuur voorzien is van een afleverbon, een getekende urenlijst of andere bijlage waaruit de hoogte van het factuurbedrag blijkt, kan dit in overleg met ons ook voldoende zijn als blijk van goedkeuring, er is dan geen aparte mail van uw klant nodig.

Debiteurenbeheer

Wij kunnen contact met uw klant hebben als dit uit oogpunt van debiteurenbeheer noodzakelijk is. Betaalt uw klant binnen de afgesproken betalingstermijn dan is dit uiteraard niet nodig.

Wanneer de factuur nog niet betaald is als de betaaltermijn is verstreken, dan zullen wij in nagenoeg alle gevallen eerst telefonisch contact met uw klant hebben. Zo kunnen wij horen of er eventuele vragen zijn of een reden waarom de factuur nog niet betaald is. Dit kunnen wij aan u terugkoppelen, zodat dit opgelost kan worden.

Maakt u zich geen zorgen:

Onze medewerkers zijn getraind en ervaren in professioneel debiteurenbeheer en hebben respect voor uw relatie met uw klant. Al onze contactmomenten worden zorgvuldig getimed en indien nodig wordt er met u overlegd wanneer wij verdere actie moeten ondernemen om een factuur betaald te krijgen.

Wij versturen geen aanmaning op de eerste dag dat de betaaltermijn is verstreken en zullen uw klant nooit agressief en onprofessioneel benaderen.