Tips om zelf succesvol debiteurenbeheer te doen

Voor veel ZZP’ers en kleine MKB’ers is het doen van debiteurenbeheer vaak niet de meest geliefde bezigheid. Raar eigenlijk, want als je je dienst of je product hebt geleverd wil je daar ook voor beloond worden toch?

Daar zal iedere ondernemer het mee eens zijn, echter de werkzaamheden die horen bij het bijhouden van openstaande facturen verdwijnen vaak naar de achtergrond of de avonduurtjes als het reguliere werk erop zit.

Toch kun je met onderstaande tips ervoor zorgen dat debiteurenbeheer geen ondergeschoven kindje wordt binnen je bedrijf maar een volwassen onderdeel van je werk dat je zelf kunt bijhouden. Uiteindelijk zorgt dit voor een gezonde cashflow en in veel gevallen een goede nachtrust!

Maak goede afspraken met je klant

De eerste open-deur maar ontzettend belangrijk: zorg dat je vanaf de start van je samenwerking met je klant duidelijke afspraken maakt over de financiële afwikkeling van je geleverde diensten of producten. Dit voorkomt verwarring of vertraging wanneer je je factuur stuurt en betaald wilt hebben.

Lees hier meer: 5 tips om debiteurenbeheer simpel te houden

Maak een leidraad voor je debiteurenbeheer

Het is goed om na te denken over hoe jij je debiteurenbeheer wilt vormgeven. Doe dit vooral voordat je een eventueel geschil hebt of een klant met betalingsachterstand zodat je geen acties onderneemt die teveel door emotie of paniek worden gedreven.

Neem de volgende zaken in ogenschouw:

  1. Wat vind je een redelijke betalingstermijn en past die bij jouw branche en/of type dienst?
  2. Wat doe je als de betalingstermijn verstreken is? Stuur je (automatisch vanuit je factuur-app) een betalingsherinnering of bel je eerst om te horen of er een reden is voor het uitblijven van de betaling?
  3. Hoe vaak herinner je en wat zijn je stappen om de herinnering dwingender en juridisch sterker te maken? Mogelijke stappen zijn: betalingsherinnering, aanmaning, ingebrekestelling en incasso-traject.
  4. Informeer alvast bij diverse incasso-bureau’s naar hun werkwijze (hier zit veel verschil in!) en vraag offertes op. Zo ben je voorbereid als het nodig is en kun je direct actie ondernemen.

Probeer in contact te blijven met je klant

Wanneer er niet betaald word is het aan te raden om in contact te blijven met je klant: informeer eerst eens persoonlijk wat de mogelijke redenen hiervoor zijn. Sta open voor een betalingsvoorstel (mits redelijk en schriftelijk vastgelegd) en verplaats je in de situatie van je klant, misschien wacht hij wel op een betaling van een grote afnemer.

Durf actie te ondernemen indien nodig

Aan de andere kant: indien afspraken niet worden nagekomen en er betalingsonwil is, durf dan ook stappen te zetten en een deadline te stellen. Spreek je een uiterste datum af dat er een betaling moet worden gedaan? Onderneem dan ook de volgende stap als er niet betaald wordt. Vaak laten bedrijven een factuur wel eens wat langer liggen omdat er toch geen consequenties aan verbonden zijn. Een keer je tanden laten zien kan dan helpen.

Ook goed om te weten

  • Sinds 1 juli 2017 is de ‘Wet late betalingen’ van kracht, daarmee is het wettelijk verboden voor grote bedrijven om een betalingstermijn van meer dan 60 dagen met een MKB bedrijf of ZZP’er af te spreken;
  • Na verstrijken van de betalingstermijn ben je gerechtigd wettelijke rente in rekening te brengen, je moet dat dan wel vermelden in je Algemene Voorwaarden of op je factuur;
  • Werk je in opdracht van een overheidsinstelling? Overheden zijn wettelijk verplicht om binnen 30 dagen te betalen. Verzuimen ze dat, dan mag je rente in rekening brengen.

Wil je geen omkijken naar debiteurenbeheer hebben? Daarnaast ook je factuur binnen 24 uur betaald hebben en geen risico op wanbetaling lopen? Vraag dan vrijblijvend een offerte voor factoring bij ons op!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *