Voorkom geldproblemen: het belang van goed cash-management

Iedere onderneming, groot of klein, heeft ‘cash’ nodig om te kunnen bestaan. Het is daarom van belang om goed inzicht te hebben in je geldstromen: wanneer komt er geld je bedrijf binnen en wanneer verlaat het je bedrijf.

Dit ‘wanneer’ moet je letterlijk nemen en je moet dus weten op welke tijdstippen je liquide middelen (geld dat direct tot je beschikking staat) toenemen en afnemen. Hiertoe kun je een liquiditeitsbegroting maken.

Als je dit inzicht niet hebt kun je voor vervelende verrassingen komen te staan en kun je in de problemen komen. Je zult niet het eerste bedrijf zijn dat commercieel succesvol is, een gevulde orderportefeuille heeft, diverse facturen heeft uitstaan maar met een lage bankstand (of zelfs rood) kampt.

‘Dat zal mij niet overkomen’, hoor ik je denken. We geven je echter een aantal voorbeelden waaruit blijkt hoe het snel mis kan gaan. Aan de hand van deze voorbeelden benoemen we een aantal ‘cash-killers’ die kunnen zorgen voor een tekort aan liquiditeit.

Cash-problemen bij ZZP’ers

We nemen een ZZP’er met een jaaromzet van € 75.000. Hij (maar dat mag je ook vervangen door ‘zij’) verhuurt zichzelf en stuurt iedere maand facturen voor zijn diensten met een gemiddeld totaalbedrag van € 7.000. Hij neemt € 4.000 aan salaris op uit zijn bedrijf en legt nog een deel vast in een bankspaarproduct voor het pensioen. Daarnaast rijdt hij een lease-auto die hem € 750 per maand kost, heeft € 250 aan brandstofkosten en is enkele honderden euro’s per maand kwijt aan accountants- en verzekeringskosten.

Ergo: van de maandomzet van € 7.000 blijft uiteindelijk een klein deel over wat opzij kan worden gezet (de zogenaamde reserves).

Cash-killer #1: De BTW-aangifte

De maandomzet wordt uiteraard verhoogd met BTW, dat is na 3 maanden bijna € 4.500. In het slechtste geval is deze BTW echter nog niet volledig ontvangen doordat de betaling door de opdrachtgever achterloopt, deze BTW moet echter wel worden afgedragen bij de BTW-aangifte.

Tip: stort ontvangen BTW op een aparte rekening en probeer een betalingstermijn van maximaal 30 dagen af te spreken zodat je zoveel mogelijk te betalen BTW al ontvangen hebt

Cash-killer #2: IB-aangifte en voorlopige aanslag

Een (onaangename) verrassing voor met name startende ZZP’ers: na het eerste jaar met schommelende omzet moet voor het eerst IB-aangifte worden gedaan. In het beste geval is er geld opzij gezet om de inkomstenbelasting te voldoen, in veel gevallen zijn eventuele reserves gebruikt om tegenvallers in het aanloopjaar op te vangen. Als na de belastingaanslag over het voorgaande jaar dan ook direct een voorlopige aanslag volgt komen veel ZZP’ers in (cash)problemen.

Tip: zet een deel (30–40%) van je omzet opzij voor de af te dragen inkomstenbelasting. Is je omzet redelijk stabiel en weet je wat je jaarwinst wordt? Vraag dan een voorlopige aanslag aan voor het lopende belastingjaar en betaal alvast maandelijks je inkomstenbelasting en premies.

Cash-problemen bij MKB-ers

Ook MKB-ers kunnen in de liquiditeitsproblemen komen. Voor deze groep is inzicht in de geldstromen en het managen hiervan vaak nog belangrijker, maar ook complexer. Als MKB-er heb je te maken met hogere, doorlopende kosten en is het verschil tussen het moment dat investeringen en uitgaven worden gedaan en het moment van de ontvangen inkomsten groter.

Cash-killer #3: (te) hoge kostenvoet ten opzichte van de omzet

De kosten gaan voor de baten uit, wordt door veel ondernemers geroepen. Dat is natuurlijk vaak zo, maar het is aan te raden kritisch op je kosten te blijven letten. Het komt regelmatig voor: ondernemers die in een (te) duur kantoorpand zitten – met langlopende huurverplichting – flinke investeringen in een IT-systeem hebben gedaan en een kantoorbezetting hebben die alle nieuw te scoren opdrachten moeten gaan verwerken. Totdat deze opdrachten uitblijven en het geld snel opdroogt…

Tip: Maak een begroting waarin je een goede voorspelling maakt van je omzet en bijhorende kosten. Deze begroting moet je ook inzicht geven in de verhouding tussen je omzet en kosten (verdien je wel geld?). Bedenk bij iedere kostenpost of deze echt nodig is voor je bedrijf. Investeer pas in nieuwe mensen en middelen als je tegen de grenzen van je kunnen aanloopt en deze investering extra omzet oplevert.

Cash-killer #4: alleen naar de omzet kijken en niet naar de winstgevendheid

We kennen het fenomeen vooral van startups in de techbranche die met omzetcijfers komen die door het dak heen knallen. Deze omzet levert in veel gevallen geen winst op maar grote verliescijfers die door externe financiers moet worden opgehoest.

Ook in het MKB komt dit verschijnsel voor, maar dan op kleiner niveau. Ondernemers tellen hun zegeningen met een aantal grote opdrachten die een flinke omzetwaarde vertegenwoordigen. Aan het einde van een project of einde van het jaar als de accountant de balans opmaakt blijkt deze omzet niet gezond te zijn en is er geen geld verdiend (of zelfs verloren). Wanneer een bedrijf voldoende reserves heeft valt dit minder op, maar wordt er wel ingeteerd en kan er een cash-probleem ontstaan.

Tip: Zorg dat je bij ieder project, opdracht of verkoop exact weet wat je winstmarge is. Zorg voor een goede voorcalculatie en bouw extra marge in voor tegenvallers. Maak na afloop (van een project of per kwartaal) de balans op, eventueel samen met je accountant. Zo kun je precies zien waar er geld uit je bedrijf stroomt en kun je maatregelen nemen.

Cash-killer #5: veel vooruit te betalen kosten

Wanneer je veel kosten vooruit moet betalen (voorfinancieren) heeft dit consequenties voor je liquiditeit. Denk aan inkoop van producten, het inschakelen van onderaannemers en derden om een project uit te voeren en het inhuren van personeel. Vaak lopen de te betalen kosten hiervan (ver) vooruit op de uiteindelijke inkomsten. Dit wordt pas echt een probleem als je groeiende bent en je eigen reserves niet meer toereikend zijn.

Tip: Kijk kritisch naar je vooruit te betalen kosten en kijk of leverancierskrediet mogelijk is. Besteed je delen van je werk uit aan derden? Spreek dan af dat je hun betaald als jij betaald wordt. Probeer daarnaast bij je afnemer te bedingen dat je vooruit betaald wordt als je zelf vooraf moet inkopen of dat je in termijnen factureert (in plaats van het einde van een project).

Conclusie: Zorg voor inzicht en grip op je geldstromen

Wanneer je bovenstaande ‘cash-killers’ bekijkt zullen de meeste ondernemers ze herkennen en als open deuren betitelen. Toch komt het nog vaak voor dat ondernemers er door verrast worden of het probleem onderkennen maar geen oplossingen voorhanden hebben.

Een goede liquiditeitsbegroting geeft inzicht en mogelijkheid om bovenstaande problemen te zien aankomen. Dat geeft je in ieder geval de tijd om aan een oplossing te werken of te zorgen voor (externe) financiering.

Wil je snel over cash beschikken als je factuur verstuurd is? Niet in de problemen komen als je eigen reserves tijdelijk onvoldoende zijn? Vraag dan vrijblijvend een offerte voor factoring bij ons op!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *